¿Cómo organizar un evento de empresa?

¿Cómo organizar un evento de empresa?

Aun sabiendo el gran peso que ocupan las redes sociales en nuestras vidas, una de las mejores formas de presentación social sigue siendo el cara a cara. Ya sea para presentar un nuevo producto, vender tu marca o conseguir nuevos clientes, organizar un evento siempre es buena opción.

A la hora de organizar un evento de empresa también tenemos que tener en cuenta otro factor muy importante: Nos encanta la tecnología, pero también las relaciones humanas. Creemos en eventos muy tecnológicos que no se olviden de que somos personas, ¿tech o touch en eventos?

como organizar un evento

Hacer un evento va a garantizar beneficios notables en la visión de tu negocio. Organizar un evento y que salga perfecto no es fácil, ya que hay que tener en cuenta muchos factores que en ocasiones se nos escapan de las manos.

Pero su dificultad no va a determinar que realicemos o no el evento. Un acontecimiento así tiene una serie de ventajas que apoyarán a tu empresa. El éxito de estos acontecimientos caerá sobre la opinión personal que tengan los asistentes sobre el evento, y una buena impresión respaldará el negocio.

Generar contenido corporativo, fomentar las relaciones personales y mejorar el clima laboral son unas de las ventajas que puedes lograr si realizas un evento. Para conseguirlo tendrás que tener en cuenta otros valores como:

Definir el tipo de evento que queremos organizar

Según el tipo de evento que vamos a organizar, tenemos que dividir los eventos corporativos entre externos e internos. Los externos son aquellos que van dirigidos a los clientes, proveedores, medios de comunicación, etc. Los eventos internos, en cambio, están pensados para los mismos trabajadores o accionistas de la empresa.

A partir de aquí, segmentamos los tipos de eventos de empresa:

-Ferias: Son exposiciones en las que las empresas muestran productos o servicios. Aquí influyen mucho el diseño del stand, la comunicación previa al evento, etc. Uno de los sitios más conocidos de Madrid para organizar ferias es Ifema.

-Conferencias: Suele ser el evento por excelencia. Reúne a profesionales con un interés común y realizan presentaciones, exposiciones y charlas sobre temas específicos.

-Seminarios: suelen ir dirigidos a grupos reducidos en los que se enseña e imparte un conocimiento. Es frecuente atender a preguntas de los asistentes durante el evento.

-Rueda de prensa: es muy habitual en el mundo de los eventos externos. Va únicamente dirigido a medios de comunicación, y sirven para dar a conocer resultados y presentar informes.

-Reuniones, Team builder, congresos e infinidad de tipos de eventos.

Nuevas formas de realizar un evento

Recientemente, con el avance de las nuevas tecnologías y su integración en el mundo de la organización de eventos, se han creado nuevos formatos para realizar eventos. Lejos quedan los congresos y las reuniones.

-Videoconferencias.

-Webinars: son actividades de formación a través de internet.

-Eventos en streaming: es la “última moda” de los eventos. Favorece tanto a los asistentes como a aquellas personas que deciden verlo en directo desde sus casas, ya que posteriormente se puede guardar la grabación y verlo en diferido. Estos servicios de streaming para eventos dan muy buena imagen sobre la empresa.

Tener muy presente la comunicación del evento

Previamente al evento hay que realizar un ejercicio de comunicación para promocionar el evento y así fomentar su éxito. Esto es tan importante como el mismo evento. Debe realizarse antes y después del mismo para llevar un informe del resultado final. Disponemos de herramientas sencillas y gratuitas para hacerlo:

-Redes sociales: Desde su aparición han revolucionado el mundo de los eventos. Permiten interactuar con los ponentes, enterarnos de detalles previos al evento, etc. Además podemos seguir haciendo uso de ellas una vez acabado el evento, para seguir promocionando o informar de futuras ediciones.

-Teaser: sirve para crear curiosidad al espectador que va a asistir al evento. Suele ser un vídeo.

-Making of: Es un vídeo de cierre del evento que muestra los mejores momentos durante su montaje.

Ser sostenibles

No sólo debe preocuparte el evento, sino también respetar el medio ambiente y el entorno social cuando se está llevando a cabo. El consumo de energía, agua, materiales y alimentos impactan tanto en el medio ambiente como en los costes de la empresa. Aquí os dejamos algunos consejos para organizar un evento sostenible.

Hay que tener en cuenta la gestión de residuos, reciclar y reutilizar. Además del uso de materiales que emiten gases, y otros factores como la contaminación acústica y luminosa.

catering de un evento

Un problema a tener en cuenta es la comida que llevan los catering. La mayor parte acaba en la basura o desperdiciada. Ser responsable siendo consecuente con este factor puede ayudar a muchas personas.

Hacer caso a los trucos convencionales

Que no nos falle la intuición. Aunque creamos que lo tenemos todo controlado debemos seguir y asegurarnos de que estamos teniendo en cuenta los trucos y estrategias principales.

organizar un evento

Tener en cuenta la magnitud del evento, realizar listas, mantener un flujo de comunicación con sus empleados y con los asistentes, administrar gastos, ser originales y cuidar la elección del espacio son algunos de los trucos que cualquiera que esté organizando un evento a de tener en cuenta.

Y si mi evento corporativo va a ser virtual, ¿Qué tengo que tener en cuenta?

Los eventos corporativos virtuales se han convertido en una de las principales tendencias dentro de las estrategias tanto de marketing como de comunicación de las compañías. 

Son múltiples y numerosos los beneficios que aportan este tipo de eventos a las empresas. Los principales beneficios suelen ser mejorar la reputación, la fidelización de los clientes existentes, generar impacto en los stakeholders, llegar a tener mayor visibilidad y generar contenidos en medios sobre la marca. 

  1. Definir el tipo de evento según objetivos. El principal suele ser que el evento se convierta en una experiencia única para los asistentes. los más comunes son webinars, conferencias, reuniones, presentación de producto, formaciones, talleres, summit, etc. 
  2. ¿Con qué plataforma llevarlo a cabo? En estos momentos existen múltiples plataformas con las que llevar a cabo eventos corporativos virtuales exitosos. Dentro de las más utilizadas encontramos Google Meet, Zoom, Go to Webinar, etc. 
  3. Adaptarse al público y asistentes del evento. Conocer a todo aquel que vaya a asistir al evento es fundamental, entender cómo se comportan y cuáles son sus prioridades. Saber si es el primer evento corporativo online al que asisten, cómo trabajan, cuáles son sus habilidades con las tecnologías, etc. 
  4. Preparar y formar a los oradores o conferenciantes. Del mismo modo, la persona que lleve a cabo el evento corporativo online tiene que conocer a la perfección el contenido y los objetivos. Hablar de cara al público siempre es complicado y necesita de muchos ensayos, y detrás de una pantalla igual. De hecho, uno de los factores principales a tener en cuenta es no mirar directamente a la cámara. 
  5. Probar los ajustes técnicos. Es uno de los puntos fundamentales antes de comenzar el evento, ya que hacen falta ensayos para lograr ese evento corporativo virtual exitoso que deseamos. Dentro de este, tenemos que tener en cuenta el sonido, calidad de la imagen y transmisión, ruido, tiempos, temas y rótulos. La música en el evento es un factor muy importante que tenemos que tener en cuenta. Además de algunas funcionalidades como la de compartir la pantalla para que todo se lleve a cabo de manera perfecta. 
  6. Comunicación y promoción del evento. La comunicación previa de un evento online es fundamental, ya que nos podemos aprovechar al 100% de las redes sociales, entre otras. La asistencia al evento se verá aumentada cuánto mayor sea la promoción del evento y a cuánta más gente llegue. De todas formas, mantener la misma comunicación activa durante el evento e incluso post evento puede traer grandes resultados. 

¿Qué acciones debemos tener en cuenta después de un evento?

Son muchas las acciones que tenemos que llevar a cabo después de realizar un evento, ya sea presencial, híbrido u online. Hay que tener en cuenta muchos factores y gestionar de manera eficiente, como el material que compartir tras el evento, al ser igual de importante que la planificación y ejecución.

  • Informe financiero: lo primero, y muchas veces de lo poco que se hace después de un evento, es calcular el Retorno de la inversión (ROI). Además, se tienen en cuenta gastos adicionales que no se habían acordado. 
  • Dar las gracias en un máximo de 24h. No solo a los participantes que han asistido al evento, sino también a todo aquel que ha participado y contribuido, como proveedores, patrocinadores, personal, etc. Enviar un correo o hacer una simple llamada es un acto muy agradecido por los clientes y que demuestra mucho. 
  • Feedback de los asistentes: enviar una encuesta post evento a nos hará conocer información muy valiosa y útil sobre la experiencia que han tenido. La encuesta cuanto más completa mejor, la organización, el servicio, la fecha, etc., son factores sobre los que nos interesa conocer su opinión.
  • Call to action: después de tener su opinión, es momento de seguir presentándoles atención y mantener una comunicación activa con ellos. ¿Cómo? Ofrecer al cliente después del evento ideas nuevas de las que se puedan aprovechar o descuentos exclusivos, harán que su interés en nosotros siga vivo. 
  • Reunión de equipos: hacer una evaluación entre todas aquellas personas que han trabajado en el evento de manera posterior y obtener un feedback común. De esta forma, se analizan tanto los puntos débiles como los fuertes que han sucedido. 
  • Compartir comentarios de los asistentes: las opiniones que nuestros clientes, en este caso asistentes, hacen y tienen sobre el evento es la mejor publicidad que podemos hacerle. Compartir comentarios o testimonios de manera pública hará que llegue a un mayor número de personas y perdure en el tiempo. En la web es muy recomendable añadir un apartado donde las puedan escribir. 
  • Mantener vivo el evento: haya sido presencial, online o híbrido, dejar que siga vivo es muy importante, por ejemplo, mantener actualizada la web del evento. Si seguimos mostrando contenido valioso, se mantiene el engagement, lo que significa un mayor éxito.
  • Crear una galería de vídeos e imágenes: realizar durante el evento fotografías y vídeos que reflejen como ha sido conseguirá que se mantenga en la memoria de los asistentes. Este contenido se puede publicar en RRSS, en la web y/o enviarlo directamente a clientes, proveedores, etc., por correo electrónico.
  • Celebración: llevar a cabo un acto de manera más reducida en forma de agradecimiento, con personas específicas de una manera diferente y más especial. 
  • Informe final: elaborar un informe final del evento enfocado a cada uno de los destinatarios, hará que sea más concreto y efectivo. Este documento tiene que incluir la mayor información posible como: el briefing, acciones realizadas antes, durante y después, presupuesto, encuestas, clipping, etc. 
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Otro factor que actualmente está muy implementado en el mercado es la conexión a internet en los eventos a través de las redes WiFi. Esto ayudará a posicionarte frente a las marcas más fuertes y poder competir con ellas. En la actualidad las redes WiFi para eventos están presentes para favorecer estos acontecimientos y garantizar una red de conexión fiable para sus clientes, ponentes y visitantes.

En resumen, casi todas las empresas aspiran a organizar al menos un evento anualmente, ya sea interno o externo, y hacerse notar en el mercado es complicado. Pero si sigues tu intuición y estos sencillos pasos tendrás un evento que todos tus asistentes recordarán.

Si prefieres realizar un evento corporativo virtual exitoso, en vez de presencial, también tienes muchas opciones y beneficios.