En el mundo de los eventos, si se reúne un número notable de personas, el espacio debe estar dotado de un equipo de seguridad para garantizar el bienestar de los presentes. Mantener un acto sin incidentes es un proceso complejo que requiere coordinación y comunicación por parte de todo el equipo. Es imprescindible valorar y analizar los posibles incidentes para tener una solución rápida respecto a la seguridad en eventos.
La seguridad en eventos no suele ser lo primero en que pensamos al organizarlo. Pero es uno de los factores más importantes a la hora de marcar la diferencia. Un evento seguro es un evento posible. No sólo es importante a la hora de proteger a los asistentes, contratistas o clientes sino que también es imprescindible para marcar el buen desenlace del evento.
1. Planificación.
En la planificación del evento debe dejarse claro quién será el responsable de la seguridad. Un buen método sería realizar un plan de seguridad y que todos los involucrados en el evento tengan una copia, así sabrán quién es el responsable y qué deberán hacer en caso de emergencia.
Éste plan deberá incluir distintos factores como: el alcance del evento, la ubicación y el tipo de audiencia. Además deberéis cumplir las medidas de seguridad como por ejemplo la evaluación de riesgos, el procedimiento de salidas de emergencia, una lista de todos los asistentes del evento, etc. Hay que tener en cuenta también si el recinto dispone de todo lo necesario: como la cantidad precisa de asientos para designar un número de aforo, el equipo físico y material, etc.
También deberemos precisar qué tipo de seguridad queremos implantar en el evento: cámaras de seguridad, personal físico, vallado, tornos, contadores, etc.
2. Evaluación del venue.
Una correcta evaluación del sitio es importante ya que determinaremos aspectos como el tamaño del espacio o las normativas vigentes en él. Hay que tener en cuenta factores como las salidas de emergencia, el acceso al espacio, las condiciones climatológicas, condiciones del suelo, características de las estructura del edificio, iluminación, etc.
Según el tipo de espacio deberemos llevar un estudio diferente y darle un enfoque distinto si es en interior o exterior ya que prevalecerán otros factores como las carpas, focos, lugares de sombra etc.
También tenemos que tener en cuenta factores como el alquiler de muebles, ¿el espacio nos deja contratar otra empresa que no sea su proveedor?, tipos de catering o número de salas que tenga el espacio para las diferentes conferencias o exposiciones.
3. Evaluar los riesgos posibles.
No tenemos que esperar a que ocurra algún desastre, debemos realizar una evaluación de riesgos previa al evento y valorar todas las posibilidades, por muy remotas que sean. Desde riesgos en la carga y descarga del material, hasta incidentes de los participantes o personal del evento.
Lo más óptimo es hacer una lista de evaluación de riesgos en la que expongamos todos los posibles peligros que puedan ocurrir durante el acontecimiento, respecto a la seguridad en eventos:
- Valoración de las condiciones del espacio.
- Instalación eléctrica.
- Lugares de exterior o interior para aparcar con estacionamiento de carga y descarga.
- Área médica.
- Señalética de salidas de emergencia, baños, primeros auxilios, etc.
- Noticias meteorológicas.
- Fallos como incendios, derrumbamientos, malas estructuras, cancelación del evento, evacuación etc.
- Seguridad a nivel informático.
4. Educación y entrenamiento.
¿Cúal es la mejor manera de prevenir estos riesgos? formando al personal de sala. La capacitación de los trabajadores para enfrentarse a los riesgos es esencial en un evento.
Según el tipo de evento deberemos formar para un riesgo u otro pero al final lo más importante es que no falte información. Necesitamos la figura de un representante del personal para encargarse de formar e informar al resto del equipo de una forma más rápida. También deberemos dar un índice con reglas, regulaciones, procedimientos de seguridad para así facilitar el proceso de formación. Familiarizarnos con las prevenciones y los riesgos puede ser muy beneficioso a largo plazo. Deberán saber cómo actuar en cada caso y a quién contactar en caso de emergencia.
5. Organización del personal.
Una vez hayamos formado a todo el personal, asignaremos un puesto a cada uno. Es esencial que cada persona que forme el equipo de seguridad en eventos sepa su función en caso de emergencia.
También es importante hacer una lista de números de emergencia que se encuentren cerca del espacio. Así policía, bomberos, personal sanitario, etc estarán informados del evento.
6. Preparar a los participantes.
El día del evento es importante que los participantes tengan muy claro cuáles son los posibles riesgos, dónde se encuentran las salidas de emergencia, cómo actuar en caso de alguna problemática, etc. La información más valiosa suele ser cómo llegar al evento, dónde aparcar correctamente o por que entrada deberán ingresar al espacio.
En conclusión, antes de ejecutar un evento deberemos tener un plan de prevención y eso sólo se consigue teniendo un buen equipo de seguridad. Realiza estos pasos y no tendrás ningún problema con tu evento. ¿Qué opinas tú sobre la seguridad en eventos? Cuéntanoslo.
Puedes descubrir también cómo es el estado actual de la otra cara de la seguridad, la Ciberseguridad en España, que cada vez tenemos más presente y es más importante tenerla en cuenta.
La biometría aplicada al mundo de los eventos
Se trata del estudio de los comportamientos o rasgos para el reconocimiento de personas o seres vivos. Un rasgo único de cada persona serían las huellas dactilares o la forma de escritura. Desde los casos más analógicos como las huellas dactilares marcadas en tinta o la firma con nuestro nombre, hasta la biometría más tecnológica para desbloquear el móvil con el dedo o abrir una puerta con el iris. Existen múltiples usos, pero principalmente viene aplicada a la identificación de rasgos únicos en cada individuo para medidas de seguridad.
¿Qué tiene que ver todo esto con los eventos?
Queremos llevar un control de los asistentes al evento. Podemos hacerlo a través del registro de asistentes y verificando quién ha venido en la entrada. Además, nos interesa saber por dónde se han movido, cuáles son las áreas calientes del evento, dónde se han parado más tiempo. Bueno, para esto nos bastaría con una red WiFi a la que los asistentes se conecten y que nos diese todos estos datos. Pero nos gustaría ir más allá: ¿les ha gustado la conferencia?, ¿se han aburrido?, ¿el catering ha sido de su agrado? Con el reconocimiento facial analizaríamos sus facciones individuales, y a través de él podríamos identificar sus expresiones y analizar de forma automática sus emociones relacionándolo con el entorno.