24 Feb ¿Cómo organizar un evento online o evento virtual? | La mejor guía 2022

🥇 ¿Cómo organizar un evento online o evento virtual? | La mejor guía 2022

Los eventos virtuales están a la orden del día. Nos ofrecen posibilidades ilimitadas que tenemos que saber aprovechar. Para organizar un evento online de la mejor forma hace falta tener en cuenta muchos factores, ¿los conoces?

Las claves para tu evento virtual exitoso

El formato que te diferencie

El formato que elijamos para hacer nuestro evento virtual tiene que ir directamente vinculado con el principal objetivo del evento. Existen multitud de posibilidades: conferencias, webinar, team building, presentaciones de producto, etc. Definiremos cuál es el mejor para nuestro evento virtual es la base para comenzar con él. 

Adáptate al público

La audiencia es uno de los puntos más importantes que hay que tener en cuenta. Aún más cuando se trata de un evento virtual y los participantes están de forma remota. Por ello, debemos conseguir que la distancia sea un ápice fuerte de tu evento. 

Definir el público haciendo preguntas concretas que nos hagan encontrar la mejor manera: ¿han estado ya en algún evento virtual? ¿Conocen y se manejan con esta tecnología? ¿Cómo puedo captar y mantener su atención? 

Captar la atención del público y mantenerla es una tarea muy difícil dentro de la buena organización de un evento virtual, para ello tenemos que tener en cuenta:

• El contenido del evento debe ser interesante y que aporte valor al público
• El presentador o persona que haga de enlace y guíe durante el evento tiene una función detonadora
• Incorporar sorpresas, ya sean personas de importancia que no esperen, dinámicas, regalos, etc. 
• La involucración de la audiencia durante el evento es fundamental: ronda de preguntas y respuestas, concursos, sorteos, etc. 
• El uso de la tecnología de vanguardia siempre es muy bien recibida por los asistentes de los eventos virtuales. 

Cuida hasta el último detalle según tu marca

Todo lo relacionado con el evento tiene que seguir la identidad de la marca. El grafismo del streaming debe crearse a partir de la línea corporativa que se siga siempre. Aparte del directo, toda la posproducción tiene que seguir también ciertas pautas de grafismo corporativo personalizado. Existen muchas ideas que podemos tener en cuenta y aprovechar en nuestro evento online.

¿Cómo difundir el evento?

La difusión del evento virtual debe planearse muy bien con tiempo antes del evento y tener muy clara la manera en la que se va a hacer. 

• Las redes sociales son la principal herramienta que utilizamos actualmente para la difusión de un evento, ya que es muy útil. 
• Enviar un correo de confirmación, utilizando el email marketing, a partir de una suscripción previa por parte de los usuarios, nos permite que estén actualizados a través de emails de confirmación, recordatorios y bienvenida. 
• Crear una plataforma web del evento virtual es una de las mejores decisiones que podemos tomar cuando organizamos uno. Gracias a esta el asistente tendrá toda la información necesaria accesible, completa y actualizada. 

Elige quién se encarga del evento

La organización del evento de principio a fin es un proceso que engloba muchos factores a tener en cuenta. Seleccionar bien las personas o empresa que se encargue de esto dependerá el éxito del evento. El asesoramiento, soporte tecnológico, material adecuado, conectividad, personal técnico… son los servicios que se necesitan para que el evento virtual se lleve a cabo de manera exitosa. 

No es ningún secreto, llevamos años haciéndolo. Desde enbex nos encargamos de crear y organizar eventos online adaptados a las necesidades de cada cliente y haciendo de él una experiencia única para todos los espectadores. Personalizamos y damos vida a todos los directos que emitimos, marcando la diferencia en cada paso que damos. Ponemos la experiencia del usuario por encima de todo, pero ¿cómo organizamos un evento online?

Proponnos tu idea

¡Cuéntanos todo! Plantéanos tu proyecto de principio a fin. Qué ideas tienes, cómo lo quieres desarrollar, qué propósito e intención tienes con la realización del evento, etc. A partir de ahí creamos todo lo necesario para organizar tu evento online de la manera más exitosa:

• Una escaleta y el guión técnico necesario para presentar el briefing final.
• Diseño de grafismos siguiendo la línea corporativa de tu marca.
• Espacio web creado de principio a fin con dominio propio específico para tu marca.

Una vez tengamos tu idea finalizada desarrollaremos una DEMO en la que pre-visualizarás el resultado final a través de los canales de vídeo o de tu propia landing. ¿Tienes más dudas acerca de ella?

Un espacio web para tu evento online

No somos una plataforma como tal. Nos adaptamos y creamos espacio digitales desde cero, es decir, no tenemos una plantilla rellenable, sino que creamos el contenido adaptado y específico para cada evento, haciendo de nuestras landings espacios únicos para cada evento y 100% producidas para tu marca.

Tenemos dos tipos de producto: 

• Una landing básica que incluye información del evento, agenda, ponentes, analítica básica, registro, preguntas al ponente y enlace al directo.
• Una landing evolutiva a la que nosotros llamamos “plataforma” porque según la evolución de la serie de eventos o especificaciones y necesidades del cliente, esta va evolucionando e introduciendo nuevos addons como por ejemplo toda la parte de networking, analítica más avanzada, encuestas, etc.

Nuestra “plataforma” te permite interactuar con tu público desde el pre hasta el post evento. Hace que el Networking sea real entre tus asistentes, pero qué pasa con el directo…

Preparamos el streaming

A la hora de organizar un evento online somos expertos. Aprobado todo el contenido previo, comenzamos a crear la experiencia. Para nosotros es fundamental que el cliente se lleve una buena impresión y sienta los eventos online como nunca antes. Por ello ofrecemos lo siguiente:

• Realizamos  pruebas previas con cada ponente.
• Montamos tu propio set de grabación o te enviamos el material necesario para la retransmisión: Chroma, iluminación, microfonía etc.
• También podéis venir a nuestro plató.
• A la hora de la experiencia del usuario, todos los asistentes del evento recibirán días antes una newsletter en la que se les recordará el día y la hora del evento (save the date) y donde podrán inscribirse si aún no lo han hecho.

Una vez revisados todos los frentes a nivel web y emisión, nos centraremos en el día del directo.

Comienza tu evento online

Tu evento virtual ha comenzado, ¿qué características tiene?:

• Emisión del evento vía Streaming.
• Los asistentes pueden acceder a varias salas en un espacio virtual, creado especialmente para tu marca, y asistir en directo vía streaming a ponencias y charlas.
• Pueden enviar preguntas a los ponentes así como formularlas en directo en primera persona. 
• Realización multicámara con posibilidad de incluir varios ponentes a la vez, integración de presentaciones y contenido multimedia.

¿En qué nos diferenciamos?

Nuestro elemento diferenciador principal es que no somos una plataforma de eventos, somos un desarrollo TODO EN UNO.

• Nuestro Todo en uno te ofrece diferentes funciones: agenda, chat, monetización a través de publicidad, encuestas, registro etc. así como un one to one donde se establecen reuniones en directo por un sistema de videoconferencia.
• Regiduría y producción multicámara.
• Generación de contenidos y grafismos de Alta calidad.

¿Qué pasa después del evento?

Una vez terminado el evento, enbex te da la posibilidad de:

• Obtener análisis de datos de los asistentes al mismo.

• Datos de audiencia
• Post- producción y videos en diferido

Nos sumergimos en un nuevo paradigma donde el streaming ha venido para quedarse de una vez por todas. Enbex ofrece a todos sus clientes un proceso continuo de transformación y vanguardia digital. Grandes profesionales al alcance de tu marca, eventos producidos en tiempo record, sin limite de usuarios. Experiencia del asistente como emblema para tu marca. En definitiva, organizar eventos online que marcan la diferencia.

Las mejores Ideas, Apps y Consejos para Eventos Online

Lo más importante en un evento online es cómo se va a plantear y la ejecución que va a llevar. Las ideas en este tipo de eventos lo son todo. Por ello, son una buena oportunidad para ampliar y generar leads, interactuar con los nuevos prospectos y mejorar el liderazgo de tu marca dentro de tu industria. Estas son algunas de las ideas que os damos para los eventos online 2022:

1º Idea: Sin duda la utilización de apps es una gran ventaja, como ya hemos hablado, para dar buena impresión, generar contenido y aumentar la participación de los asistentes en el evento. Las aplicaciones hacen que el distanciamiento social desaparezca y nuestros asistentes se sientan más cerca que nunca.

2º Idea: un presentador o un personaje similar que amenizará el evento, lo que hará que los asistentes no se desconecten entre ponencia y ponencia.

3º Idea: Incluye espectáculos. Muchos eventos online han optado por incluir espectáculos en sus coffe break para hacer que el público no se canse y haya un punto que amenice la sesión. Un breve concierto, algunos trucos de magia o sorteos en vivo son algunas de las propuestas que hemos visto estos últimos meses.

4º Idea: Haz gamificación: Siempre es buena opción meter en las ponencias juegos o acciones en las que los asistentes participen y estén activos. Por ejemplo, una nube de palabras al inicio de la sesión, preguntas sobre el contenido de las ponencias, encuestas… Sin duda es una de las mejores estrategias para llevar al público a interactuar aún más.

5º Idea: Haz salas paralelas en las que los asistentes puedan hacer networking. La tecnología nos permite hacer muchas cosas y en los eventos online podemos incluir estancias en nuestra plataforma web para eventos online. Debido a que es un espacio paralelo en en que nuestros asistentes puedan interactuar e intercambiar ideas e impresiones de la sesión.

6º Idea: Haz cursos online. Sobre todo, si tu empresa es especialista en algo aprovéchalo y hazte más fuerte con ello. Servirá para dar a conocer tus productos y acciones a otras personas que no os conozcan.

7º Idea: Busca partners y colaboradores para promocionar el evento. Sin duda la fiebre del influencer no ha acabado, al contrario, se ha hecho más fuerte. Si quieres difundir el mensaje de tu marca no hay mejor opción que este ejército.

¿Quieres conocer más trucos para crear un evento virtual exitoso? ¡No te lo pierdas!