¬ŅC√≥mo organizar un evento online o evento virtual? | La mejor gu√≠a 2022

ūü•á ¬ŅC√≥mo organizar un evento online o evento virtual? | La mejor gu√≠a 2022

Los eventos virtuales est√°n a la orden del d√≠a. Nos ofrecen posibilidades ilimitadas que tenemos que saber aprovechar. Para organizar un evento online de la mejor forma hace falta tener en cuenta muchos factores, ¬Ņlos conoces?

Las claves para tu evento virtual exitoso

El formato que te diferencie

El formato que elijamos para hacer nuestro evento virtual tiene que ir directamente vinculado con el principal objetivo del evento. Existen multitud de posibilidades: conferencias, webinar, team building, presentaciones de producto, etc. Definiremos cu√°l es el mejor para nuestro evento virtual es la base para comenzar con √©l. 

Ad√°ptate al p√ļblico

La audiencia es uno de los puntos m√°s importantes que hay que tener en cuenta. A√ļn m√°s cuando se trata de un evento virtual y los participantes est√°n de forma remota. Por ello, debemos conseguir que la distancia sea un √°pice fuerte de tu evento. 

Definir el p√ļblico haciendo preguntas concretas que nos hagan encontrar la mejor manera: ¬Ņhan estado ya en alg√ļn evento virtual? ¬ŅConocen y se manejan con esta tecnolog√≠a? ¬ŅC√≥mo puedo captar y mantener su atenci√≥n? 

Captar la atenci√≥n del p√ļblico y mantenerla es una tarea muy dif√≠cil dentro de la buena organizaci√≥n de un evento virtual, para ello tenemos que tener en cuenta:

  • El contenido del evento debe ser interesante y que aporte valor al p√ļblico
  • El presentador o persona que haga de enlace y gu√≠e durante el evento tiene una funci√≥n detonadora
  • Incorporar sorpresas, ya sean personas de importancia que no esperen, din√°micas, regalos, etc. 
  • La involucraci√≥n de la audiencia durante el evento es fundamental: ronda de preguntas y respuestas, concursos, sorteos, etc. 
  • El uso de la tecnolog√≠a de vanguardia siempre es muy bien recibida por los asistentes de los eventos virtuales. 

Cuida hasta el √ļltimo detalle seg√ļn tu marca

Todo lo relacionado con el evento tiene que seguir la identidad de la marca. El grafismo del streaming debe crearse a partir de la l√≠nea corporativa que se siga siempre. Aparte del directo, toda la posproducci√≥n tiene que seguir tambi√©n ciertas pautas de grafismo corporativo personalizado. Existen muchas ideas que podemos tener en cuenta y aprovechar en nuestro evento online.

¬ŅC√≥mo difundir el evento?

La difusi√≥n del evento virtual debe planearse muy bien con tiempo antes del evento y tener muy clara la manera en la que se va a hacer. 

  • Las redes sociales son la principal herramienta que utilizamos actualmente para la difusi√≥n de un evento, ya que es muy √ļtil. 
  • Enviar un correo de confirmaci√≥n, utilizando el email marketing, a partir de una suscripci√≥n previa por parte de los usuarios, nos permite que est√©n actualizados a trav√©s de emails de confirmaci√≥n, recordatorios y bienvenida. 
  • Crear una plataforma web del evento virtual es una de las mejores decisiones que podemos tomar cuando organizamos uno. Gracias a esta el asistente tendr√° toda la informaci√≥n necesaria accesible, completa y actualizada. 

Elige quién se encarga del evento

La organizaci√≥n del evento de principio a fin es un proceso que engloba muchos factores a tener en cuenta. Seleccionar bien las personas o empresa que se encargue de esto depender√° el √©xito del evento. El asesoramiento, soporte tecnol√≥gico, material adecuado, conectividad, personal t√©cnico‚Ķ son los servicios que se necesitan para que el evento virtual se lleve a cabo de manera exitosa. 

No es ning√ļn secreto, llevamos a√Īos haci√©ndolo. Desde enbex nos encargamos de crear y organizar eventos online adaptados a las necesidades de cada cliente y haciendo de √©l una experiencia √ļnica para todos los espectadores. Personalizamos y damos vida a todos los directos que emitimos, marcando la diferencia en cada paso que damos. Ponemos la experiencia del usuario por encima de todo, pero ¬Ņc√≥mo organizamos un evento online?

Proponnos tu idea

¡Cuéntanos todo! Plantéanos tu proyecto de principio a fin. Qué ideas tienes, cómo lo quieres desarrollar, qué propósito e intención tienes con la realización del evento, etc. A partir de ahí creamos todo lo necesario para organizar tu evento online de la manera más exitosa:

  • Una escaleta y el gui√≥n t√©cnico necesario para presentar el briefing final.
  • Dise√Īo de grafismos siguiendo la l√≠nea corporativa de tu marca.
  • Espacio web creado de principio a fin con dominio propio espec√≠fico para tu marca.

Una vez tengamos tu idea finalizada desarrollaremos una DEMO en la que pre-visualizar√°s el resultado final a trav√©s de los canales de v√≠deo o de tu propia landing. ¬ŅTienes m√°s dudas acerca de ella?

Un espacio web para tu evento online

No somos una plataforma como tal. Nos adaptamos y creamos espacio digitales desde cero, es decir, no tenemos una plantilla rellenable, sino que creamos el contenido adaptado y espec√≠fico para cada evento, haciendo de nuestras landings espacios √ļnicos para cada evento y 100% producidas para tu marca.

Tenemos dos tipos de producto: 

  • Una landing b√°sica que incluye informaci√≥n del evento, agenda, ponentes, anal√≠tica b√°sica, registro, preguntas al ponente y enlace al directo.
  • Una landing evolutiva a la que nosotros llamamos ‚Äúplataforma‚ÄĚ porque seg√ļn la evoluci√≥n de la serie de eventos o especificaciones y necesidades del cliente, esta va evolucionando e introduciendo nuevos addons como por ejemplo toda la parte de networking, anal√≠tica m√°s avanzada, encuestas, etc.

Nuestra ‚Äúplataforma‚ÄĚ te permite interactuar con tu p√ļblico desde el pre hasta el post evento. Hace que el Networking sea real entre tus asistentes, pero qu√© pasa con el directo…

Preparamos el streaming

A la hora de organizar un evento online somos expertos. Aprobado todo el contenido previo, comenzamos a crear la experiencia. Para nosotros es fundamental que el cliente se lleve una buena impresión y sienta los eventos online como nunca antes. Por ello ofrecemos lo siguiente:

  • Realizamos  pruebas previas con cada ponente.
  • Montamos tu propio set de grabaci√≥n o te enviamos el material necesario para la retransmisi√≥n: Chroma, iluminaci√≥n, microfon√≠a etc.
  • Tambi√©n pod√©is venir a nuestro plat√≥.
  • A la hora de la experiencia del usuario, todos los asistentes del evento recibir√°n d√≠as antes una newsletter en la que se les recordar√° el d√≠a y la hora del evento (save the date) y donde podr√°n inscribirse si a√ļn no lo han hecho.
eventos online como organizarlos

Una vez revisados todos los frentes a nivel web y emisión, nos centraremos en el día del directo.

Comienza tu evento online

Tu evento virtual ha comenzado, ¬Ņqu√© caracter√≠sticas tiene?:

  • Emisi√≥n del evento v√≠a Streaming.
  • Los asistentes pueden acceder a varias salas en un espacio virtual, creado especialmente para tu marca, y asistir en directo v√≠a streaming a ponencias y charlas.
  • Pueden enviar preguntas a los ponentes as√≠ como formularlas en directo en primera persona. 
  • Realizaci√≥n multic√°mara con posibilidad de incluir varios ponentes a la vez, integraci√≥n de presentaciones y contenido multimedia.

¬ŅEn qu√© nos diferenciamos?

Nuestro elemento diferenciador principal es que no somos una plataforma de eventos, somos un desarrollo TODO EN UNO.

  • Nuestro Todo en uno te ofrece diferentes funciones: agenda, chat, monetizaci√≥n a trav√©s de publicidad, encuestas, registro etc. as√≠ como un one to one donde se establecen reuniones en directo por un sistema de videoconferencia.
  • Regidur√≠a y producci√≥n multic√°mara.
  • Generaci√≥n de contenidos y grafismos de Alta calidad.
eventos online como hacerlos

¬ŅQu√© pasa despu√©s del evento?

Una vez terminado el evento, enbex te da la posibilidad de:

  • Obtener an√°lisis de datos de los asistentes al mismo.
  • Datos de audiencia
  • Post- producci√≥n y videos en diferido

Nos sumergimos en un nuevo paradigma donde el streaming ha venido para quedarse de una vez por todas. Enbex ofrece a todos sus clientes un proceso continuo de transformación y vanguardia digital. Grandes profesionales al alcance de tu marca, eventos producidos en tiempo record, sin limite de usuarios. Experiencia del asistente como emblema para tu marca. En definitiva, organizar eventos online que marcan la diferencia.

Las mejores Ideas, Apps y Consejos para Eventos Online

Lo más importante en un evento online es cómo se va a plantear y la ejecución que va a llevar. Las ideas en este tipo de eventos lo son todo. Por ello, son una buena oportunidad para ampliar y generar leads, interactuar con los nuevos prospectos y mejorar el liderazgo de tu marca dentro de tu industria. Estas son algunas de las ideas que os damos para los eventos online 2022:

1¬ļ Idea: Sin duda la utilizaci√≥n de apps es una gran ventaja, como ya hemos hablado, para dar buena impresi√≥n, generar contenido y aumentar la participaci√≥n de los asistentes en el evento. Las aplicaciones hacen que el distanciamiento social desaparezca y nuestros asistentes se sientan m√°s cerca que nunca.

2¬ļ Idea: un presentador o un personaje similar que amenizar√° el evento, lo que har√° que los asistentes no se desconecten entre ponencia y ponencia.

3¬ļ Idea: Incluye espect√°culos. Muchos eventos online han optado por incluir espect√°culos en sus coffe break para hacer que el p√ļblico no se canse y haya un punto que amenice la sesi√≥n. Un breve concierto, algunos trucos de magia o sorteos en vivo son algunas de las propuestas que hemos visto estos √ļltimos meses.

4¬ļ Idea: Haz gamificaci√≥n: Siempre es buena opci√≥n meter en las ponencias juegos o acciones en las que los asistentes participen y est√©n activos. Por ejemplo, una nube de palabras al inicio de la sesi√≥n, preguntas sobre el contenido de las ponencias, encuestas‚Ķ Sin duda es una de las mejores estrategias para llevar al p√ļblico a interactuar a√ļn m√°s.

5¬ļ Idea: Haz salas paralelas en las que los asistentes puedan hacer networking. La tecnolog√≠a nos permite hacer muchas cosas y en los eventos online podemos incluir estancias en nuestra plataforma web para eventos online. Debido a que es un espacio paralelo en en que nuestros asistentes puedan interactuar e intercambiar ideas e impresiones de la sesi√≥n.

6¬ļ Idea: Haz cursos online. Sobre todo, si tu empresa es especialista en algo aprov√©chalo y hazte m√°s fuerte con ello. Servir√° para dar a conocer tus productos y acciones a otras personas que no os conozcan.

7¬ļ Idea: Busca partners y colaboradores para promocionar el evento. Sin duda la fiebre del influencer no ha acabado, al contrario, se ha hecho m√°s fuerte. Si quieres difundir el mensaje de tu marca no hay mejor opci√≥n que este ej√©rcito.

¬ŅQuieres conocer m√°s trucos para crear un evento virtual exitoso? ¬°No te lo pierdas!